Em nosso primeiro post sobre o Trello, fiz uma breve apresentação do aplicativo e de suas principais funcionalidades. Mas aí fica a pergunta: como posso aplicar o Trello para a gestão do meu escritório de advocacia? 

Hoje vim responder essa pergunta, apresentando 3 maneiras simples de organização e que podem ser úteis para você! 

• MODELO QUE USO

Esse daqui é o modelo que uso no momento. Separo cada lista por natureza e ano do processo e faça um cartão de cada cliente, colocando em ordem alfabética. 

Em dentro de cada cartão coloco as informações importantes de cada processo. Por exemplo: telefone do cliente, como ficou firmado cada contrato de honorários, um pequeno resumo sobre o caso concreto, etc.

Além disso, posso coloco uma checklist dos passos importantes e essenciais do processo e vou marcando os que já fiz no decorrer do tempo. Gosto ainda de fazer pequenos comentários das atividades que desenvolvi durante o tempo, porque fica registrado o dia e o horário de cada coisa que fiz. Isso ajuda muito a me orientar rapidamente do que já foi feito no processo!

Outra coisa que também AMO são as etiquetas. Geralmente coloco as etiquetas "Em andamento" para processos que já foram protocolados e que precisam ser monitorados, "Em elaboração" para os processos ainda não protocolados, mas que estão sendo desenvolvidos, e assim vou adaptando a cada necessidade cotidiana.

• ESTILO KANBAN

Esse modelo aqui também é bastante útil, especialmente por que o Trello nos permite fazer a transferências dos cartões entre as listas. 

Esse é o estilo Kanban de organização, o qual você coloca colunas de "Para iniciar", "Em desenvolvimento" e "Feito" para guiar o seu fluxo de trabalho. Isso pode ser perfeitamente usado em um escritório, sendo cada cartão para um processo e assim fazer a distribuição das atividades. Legal, né?

Cada cartão pode ser direcionado para as peças e dentro dele as especificações do processo, informações pertinentes do cliente, comentários sobre o desenvolvimento das atividades e ainda pode definir em etiquetas os responsáveis por cada peça. Muito útil!

• FASES DO PROCESSO

Já vi muitas empresas trabalhando dessa maneira. É um modelo derivado do Kanban, mas especificando as fases de cada processo. Exemplo: protocolo; audiências inaugurais; fase recursal; rol de testemunhas, etc. 

O Trello é muito versátil e dá para adaptar para as necessidades do seu escritório. Até o momento, funciona super pra mim!